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Je vais vous raconter comment l’incroyable outil Evernote m’aide à gérer mes projets d’une manière totalement nouvelle, et quelle est la configuration Carnets/Étiquettes la plus optimale selon moi.
La plupart des fans d’Evernote sont des utilisateurs de longue date du service et en sont peu à peu devenu dépendants. Personnellement, je n’ai pas eu besoin de 3 ans d’utilisation pour devenir dépendant. Après 2 semaines d’utilisation intensive, je n’arrive pas à comprendre comment j’ai pu me passer du service pendant si longtemps.
Ce qu’il faut savoir, c’est qu’Evernote est une entreprise un peu particulière. Cette société californienne qui a conçu le logiciel de prise de notes pour Mac, Windows, iPhone, iPad et Android le plus populaire à ce jour cumule les récompenses : Classée dans le top 10 des applications à posséder selon le NY Times, plébiscitée par de gros sites d’information américains et toujours mise en avant sur l’App Store d’Apple.
Mais le plus étonnant, c’est de voir la passion de la communauté Evernote, alors que l’entreprise ne fait presque aucune publicité, et mise tout sur le bouche à oreilles. En gros, chez Evernote, on s’est dit : On va faire un outil tellement génial que tous nos utilisateurs auront envie de le partager. Et j’en fais maintenant parti.
En fait, j’ai commencé à utiliser Evernote en 2012, après avoir lu dans La Semaine de 4 Heures que Tim Ferriss était littéralement fan de ce service qu’il utilisait tous les jours, aussi bien dans sa vie personnelle que pro. J’ai commencé à entrer quelques notes, comme mes identifiants de Bac et quelques modèles de mails.
À ce moment là, je ne voyais pas vraiment la différence avec l’application « Notes » de l’iPhone, donc je ne l’ai pas utilisé longtemps. Mais début janvier 2014, en lisant un énième article élogieux sur Evernote, je décide de lui laisser une seconde chance. Je télécharge l’appli Mac, l’appli iPhone, et je me renseigne sur les utilisations possibles de cet outil.
C’est là que je découvre toute la puissance d’Evernote, caractérisée par 2 grandes forces :
- La facilité à capturer toutes sortes d’éléments
- La facilité à retrouver n’importe quel élément
Evernote dans sa version bureau
L’application iPhone
La capture d’éléments
Contrairement à l’application de prise de note d’Apple, Evernote ne permet pas seulement de rédiger des notes tapées au clavier. L’outil va beaucoup plus loin que ça, et vous permettra de capturer toute sortes de choses pour ne plus jamais les perdre. Par exemple :
- Des articles du web avec l’extension pour navigateur Evernote Web Clipper
- Des coordonnées de contact en photographiant une carte de visite avec son smartphone
- Des documents en enregistrant un fichier Word ou PDF dans Evernote, ou simplement en le prenant en photo
- Des captures d’écran annotées avec Skitch
- Des factures ou des tickets de caisse en les prenant en photo
- Des endroits intéressants, avec géolocalisation sur une carte
- Des listes de tâches ou de courses, en insérant des cases à cocher
- Des rappels avec notification le jour J
Le couple application Mac/Windows et application iPhone/Android est très complémentaire. On utilisera plutôt l’application sur ordinateur pour rédiger des notes longues, des articles ou pour les projets professionnels, et on utilisera plutôt l’application smartphone pour ajouter une photo, une note rapide ou un rappel.
Tout est fait pour que vous ne passiez pas des heures à rédiger et à ranger vos notes, avec un seul objectif : devenir un « Paperless », c’est à dire se débarrasser de tous ces papiers qui nous encombrent, qu’on oublie et qu’on finit par perdre.
Toutes les notes sont synchronisées immédiatement dans le cloud, dans la limite de 60 Mo/mois de téléchargement en version gratuite et 1Go/mois par mois pour la version premium. Cette limite concerne le transfert de données et non l’espace de stockage dans le cloud, qui lui, est illimité.
Le classement des notes
Mais si je capture tous ces éléments différents, comment je fais pour m’y retrouver et pour les classer ?
L’équipe d’Evernote y a pensé, et a ajouté 2 fonctions qui sont parfaitement complémentaires : Les Carnets et les Étiquettes.
À la manière d’une chemise que vous utilisez pour ranger vos documents papiers, les carnets et les étiquettes servent à ranger vos notes dans des catégories, et ainsi pouvoir retrouver à n’importe quel moment toutes les notes correspondant à un même thème ou à un projet en cours.
Les carnets sont des dossiers dans lesquels sont rangées vos notes. Une note peut être rangée dans un seul carnet, et il est possible d’emboiter les carnets, à la manière de l’arborescence des dossiers sur Windows, dans la limite d’un seul sous-dossier. Si vous avez comme moi l’habitude d’avoir des tas de sous-dossiers, oubliez. Pour ça, Evernote a créé les étiquettes (ou tags). À une note peuvent être attribuées plusieurs étiquettes.
En sachant cela, il existe plusieurs façons d’utiliser les carnets et les étiquettes pour optimiser le classement de ses notes. Certains, en suivant la méthode GTD, utilisent les carnets pour gérer l’échéance de leurs tâches (avec 5 carnets : boite de réception, prochaines actions, projets, notes/références, et un jour / peut-être).
Je vais vous donner ma propre organisation, celle qui me semble optimale…
Mes carnets
Ils servent à définir le support de la note. Cela me permet de classer mes notes en fonction de leur nature. Voici la liste de mes carnets :
- Amusants
- Articles du web (collectés avec le Web Clipper)
- Astuces et tutos
- Citations
- Contacts
- Documents importants (comme les scans de mes papiers d’identités, ce qui permet d’en avoir toujours une copie sur moi)
- Factures
- Idées et inspirations
- Identifiants
- Lieux
- Listes (de tâches, de courses, etc)
- Mes articles
- Modèles à recopier (notamment les mails types, argumentaires de vente, etc)
- Musculation Lafay (ce sont mes fiches récapitulatives de chaque séance de sport)
- Photos
- Projets
- Repas (collectés avec l’application Evernote Food)
- Souvenirs
Mes étiquettes
Elles servent à classer mes notes par thèmes. Comme une note peut avoir plusieurs thèmes, les étiquettes sont idéales puisqu’on peut en ajouter plusieurs pour chaque note.
Quelques exemples d’étiquettes :
- Blogging
- Modèle
- Lecture
- Productivité
- Feedback
- Voyages
- Design
- Référencement
- Marketing
- Petit-déjeuner
- Réseaux sociaux
- Santé
- Projet formation, etc.
L’avantage avec tags et les carnets, c’est qu’on peut les croiser lors de la recherche. Par exemple, si je cherche des articles de voyages sur l’Inde que j’ai récupéré sur internet, je vais rechercher, dans le carnet « Articles du web », le tag « Voyages » et le mot « Inde » qui sera contenu dans l’article, et je vais obtenir la liste des articles que j’ai sélectionné sur les voyages en Inde.
Et on arrive à la fonction qui fait la principale force d’Evernote : la recherche.
Vous pouvez retrouver n’importe quelle note grâce à la barre de recherche en haut à droite en recherchant un mot-clé contenu dans une note, dans un titre, par étiquette, par carnet, ou même par lieu où la note a été rédigée, par date de création ou par la source de la note. Et là ou Evernote va plus loin, c’est que l’outil de recherche permet même de rechercher des mots-clés à l’intérieur des pièces jointes et des images !
Par exemple, Evernote est capable de retrouver une note avec un mot-clé contenu dans une photo de tableau blanc. C’est très impressionnant et assez rassurant. Tout ce qui est enregistré sur Evernote est trouvable facilement. De quoi encourager à entrer encore plus de notes.
Recherche d’un mot-clé à l’intérieur d’une image
Alors qu’avant, j’utilisais une application de prise de notes, une autre pour les listes de tâches, une autre pour enregistrer mes documents dans le cloud, une autre pour enregistrer mes articles de blog, aujourd’hui, tout est centralisé sur Evernote.
Alors qu’avant, j’avais des piles de papier sur mon bureau dont je ne savais pas quoi faire, aujourd’hui tout est enregistré et classé sur Evernote.
Alors qu’avant, je perdais systématiquement la trace d’un article intéressant sur le web, aujourd’hui, je peux le lire et le retrouver n’importe quand sur Evernote.
Cet outil représente un vrai gain de temps et surtout, permet de se libérer le cerveau de toutes ces choses à garder en mémoire. Evernote est la secrétaire de notre mémoire, et même s’il ne fait pas encore le café, on ne saurait plus comment s’en sortir sans lui.
Une fois que vous aurez configuré vos carnets et vos étiquettes, et pris l’habitude d’utiliser Evernote pour toute information ou document que vous voulez conserver, Evernote sera pour vous une vraie aide au quotidien. Avec des mises à jour régulière et une équipe au petit soin, Evernote est certainement l’un des outils les mieux conçus pour faciliter la vie moderne. Et ce serait bête de s’en priver.
Evernote dispose d’une version gratuite (limitée à 60 Mo de transfert de données par mois) et d’une version premium (1 Go), à 5€/mois, ou 40€/an.
Et vous, utilisez-vous Evernote ? Depuis combien de temps ? En quoi est-ce que ça vous aide dans votre vie quotidienne ? J’attends vos réponses en commentaire !
