Comment je gère ma liste de tâches avec Evernote

Evernote est AUSSI le meilleur gestionnaire de tâches du monde. Voici pourquoi, et voici la configuration précise que j’utilise et qui me rend SUPER PRODUCTIF…

Vous vous demandez peut-être pourquoi je suis passionné par les nouvelles technologies. Et bien, pour dire la vérité, j’en suis dépendant. Mon cerveau ayant quelques lésions au niveau de la mémoire, j’ai la fâcheuse tendance de tout oublier, jusqu’à mon propre anniversaire.

Oubliez tout ce que vous savez sur la gestion des tâches

Avant, ma liste de tâche, c’était ma mère. Mais ce système avait quelques failles. Elle me rappelait mes tâches après leurs échéances, et souvent d’un ton assez réprobateur. Bref, ce n’était pas la meilleure solution.

Je suis ensuite passé au papier. Je me suis acheté mon premier calepin à 12 ans, tout fier d’avoir un agenda « comme les grands ». Mais, semaines après semaine, le pauvre calepin s’est enterré sous une pile de paperasses aussi imposante que difficile à déplacer. J’ai retrouvé le corps, desséché, quelques années plus tard. Triste histoire.

J’ai donc décidé de me mettre au numérique. Et là, c’est un beau bordel. Entre les solutions de Microsoft, de Google, d’Apple, et des centaines d’applications tierces, difficile de s’y retrouver. Un comble, pour des outils faits pour vous simplifier la vie. Pour ce qui est des rendez-vous et événements, j’ai trouvé ma solution de puis un moment. L’Apple addict que je suis admire et utilise tout ce qui vient d’Apple, et l’agenda de l’iPhone et du Mac est un très bon compagnon, qui prend soin de faire un rappel sonore avant l’échéance (ma mère devrait en prendre de la graine). Je ne rate donc plus un seul rendez-vous, ou presque.

Mais il y a toujours le problème des tâches. Avec moi, les tâches, ça part pas. J’ai beau frotter, récurer, mon cerveau ne les retient pas. Ma formidable mémoire sélective, qui retient toutes les répliques cultes de Kaamelott, préfère mettre de côté les choses les moins importantes, comme trouver un stage, m’inscrire à l’école pour l’année suivante, ou encore réviser avant un partiel. Alors, moi et mes bonnes résolutions, on en a gros ! (réplique culte de Kaamelott, tiens.)

Du coup, j’ai testé plusieurs applications pour gérer sa liste de tâche. Il y a bien sûr l’application Rappels d’Apple, qui tient la route dans ses fonctions, aussi minimalistes soient-elles. Mais là, j’ai besoin d’autre chose. Une liste structurée, avec des rappels réguliers, où les tâches peuvent être transformées en projet.

J’ai essayé Any.Do, qui a l’avantage d’être simple et efficace. Vous entrez votre rappel, choisissez « Aujourd’hui », « Demain » ou « Plus tard » et c’est bon. Cette appli, disponible sur iOS et comme extension pour navigateur, a une fonction très intéressante : chaque jour, à 9 heures, l’appui vous envoie une notification pour vous demander de planifier votre journée.

Vous indiquez alors les tâches à faire ce matin, cet après-midi ou ce soir. C’est génial, mais j’ai décroché au bout d’un mois. Trop rigoureux. J’ai alors perçu mon rappel quotidien comme la mauvaise nouvelle du matin, le mauvais présage qui vous rappelle à quel point vous êtes un glandeur. Dur.

Comment gérer ses tâches avec Evernote

J’ai alors pensé à me tourner vers Evernote. OUI, je sais, je vous bassine avec Evernote depuis des mois, et ce n’est pas près de s’arrêter. Si Apple n’existait pas (dis moi pourquoi j’existerais…), Evernote serait mon entreprise préférée. Parce que l’outil est excellent, l’équipe toujours prête à innover, et les fonctions géniales. C’est bien simple, Evernote est mon bureau virtuel. Je gère mes projets professionnels et personnels, mes archives, mes documents importants, mes factures, mon inventaire, ma wishlist, et maintenant mes tâches dans un seul logiciel, présent partout (merci le cloud), sécurisé et où tout est à porté de main, grâce à une simple recherche.

Mais au-delà de ses fonctions, pourquoi ce logiciel me fascine-t-il tant ? Parce que, peu à peu, il devient une sorte de « Recherche Google » personnel. Plus vous créez de notes, plus il y a d’informations dans la base de données, et plus vous vous constituez une base de ressources et de connaissances.

Un exemple : Mon employeur me demande mon RIB, alors que je suis au travail. Je ne me pose même plus la question, j’ouvre Evernote (version online), je tape « RIB », je tombe sur mon RIB scanné, je l’imprime, et voilà. Un autre exemple : Je me dis qu’il faut que je travaille le référencement de mon blog mais je n’ai plus toutes les techniques en tête. Je recherche le tag « référencement » sur Evernote et je tombe sur tous mes travaux passés, mes articles, les articles des autres blogs que j’ai sauvegardés sur Evernote, et même des suggestions de livres sur le sujet que j’ai mis dans ma wishlist.

Vous commencez à comprendre ? Evernote est l’assistant personnel de votre cerveau. Et lui, il n’oublie rien !

Il y a des tas de façons d’utiliser Evernote. Je vais vous montrer comment je l’utilise pour gérer ma liste de tâches. J’ai essayé plusieurs façons de faire, plusieurs configurations, avant de trouver celle qui me convient le mieux. Voici comment marche le système, et comment vous allez pouvoir faire pareil :

1. Pour créer une tâche : le carnet INBOX

L’idée du carnet INBOX, (« EN COURS » en français) est donnée dans la méthode GTD (Getting Things Done – David Allen). C’est la boite d’entrée de vos notes. C’est mon carnet utilisé par défaut pour les nouvelles notes. Lorsque je crée une note rapidement, elle atterrit directement dans INBOX. Je m’occupe de la classer dans un carnet, avec des étiquettes (tags), plus tard, quand j’ai le temps.

Chaque nouvelle tâche est une nouvelle note, qui atterrit dans l’INBOX. Je peux donc en créer rapidement, via le raccourci dans l’application Evernote de mon iPhone, ou sur mon Mac.

Une fois que la tâche est terminée, si c’est une tâche ponctuelle et sans suite, comme faire les courses par exemple, je la supprime. Si la tâche est évolutive, liée à un projet en cours, ou doit être conservée pour toute autre raison, je la déplace dans le carnet adapté, avec les étiquettes/tags qui correspondent.

Le concept 1 tâche = 1 note s’adapte parfaitement à une fonction introduite récemment par Evernote : les rappels.

2. Pour ne rien oublier : les rappels

L’un des points forts d’Evernote est qu’ils sont très à l’écoute de leur communauté, et que le logiciel évolue régulièrement en fonction des besoins des utilisateurs. Lorsqu’ils ont vu que de plus en plus de gens géraient leurs tâches et leurs projets avec Evernote, ils ont introduit les rappels, une fonction très pratique qui permet d’ajouter en un clic une note dans une liste à cocher « rappels », avec la possibilité d’ajouter une date d’échéance, qui pourra s’accompagner d’un mail reçu le jour de l’échéance, ou d’une notification sur iPhone ou Android. Une fonction indispensable pour tout task manager, qui, apporté à Evernote, le place comme le meilleur gestionnaire de tâches numérique.

Mais pourquoi créer une note par tâche à effectuer ? Pourquoi ne pas créer simplement, dans une note unique, une liste de tâches avec cases à cocher ? Parce que, et c’est là la force d’Evernote, les tâches peuvent être supprimées, archivées, fusionnées dans un projet, et surtout évoluer.

3. Pour aller plus loin : les tâches évolutives

Prenons un exemple simple : je veux créer une nouvelle page « Ressources ».

1. Je viens d’avoir l’idée. Je suis dans le métro, je n’ai pas le temps de m’y occuper maintenant, et je sais que ma mémoire de poisson surgelé ne va pas m’aider à garder l’idée jusqu’à mon retour. Le mieux, c’est de m’en décharger.
2. Je sors mon iPhone, ouvre l’application Evernote, et crée un rappel rapide via le raccourci « RAPPEL » : Créer page ressources.
3. 3 jours plus tard, je suis chez moi, avec un peu de temps, et je jette un coup d’œil sur ma liste de tâches Evernote. Je clique sur la note en question, puis j’ajoute quelques idées dans le corps de la note : « Faire des sections outils, livres, et formations ». Je trouve une image sympa pour illustrer la page, je la glisse dans la note. J’ajoute aussi les tags « Idée » et « Blog ».
4. 2 semaines plus tard, on est samedi, j’ai décidé de consacrer mon après-midi à travailler sur le blog. Je recherche les notes avec le tag « Blog » dans mes tâches en INBOX et je tombe sur celle-ci. Je développe la page, la publie, et ajoute le lien vers la page « Ressources » dans la note.
5. La tâche est terminée mais la note a évolué. Elle correspond maintenant à un projet, qui peut être amené à évoluer davantage. Je coche la tâche dans « Rappels » et je la déplace dans mon carnet « Projets Pro ».

Et voilà ! Si j’avais créé une tâche sur l’application « Rappels » d’Apple ou sur Google Task, une fois terminée, la tâche aurait disparu. Grâce à Evernote, je conserve une trace de la tâche, qui n’est plus présentée sous forme de tâche, mais sous forme de projet. Le jour au j’aurai besoin de travailler dessus, je la retrouverai grâce au carnet, aux étiquettes et aux mot-clés contenus dans la note, et je pourrais la reprendre.

Si vous avez plusieurs tâches qui correspondent à un même projet, il existe une solution cachée pour les regrouper.

Fusionner ses tâches en projet : la fonction cachée

La fonction secrète et super efficace d’Evernote, qui m’a bluffé lorsque je l’ai découverte :

Maintenez cmd (sur Mac) ou Ctrl (sur PC) enfoncé, puis sélectionnez plusieurs notes dans la barre latérale. Cette fonction cachée très pratique permet d’ajouter un tag à plusieurs notes en même temps, les déplacer dans un carnet, mais aussi créer une note de sommaire, si par exemple plusieurs notes sont liées à un même projet, ou même fusionner les notes en une seule note !

Evernote, toujours Evernote…

Et voilà. 1852 mots pour parler d’un simple gestionnaire de tâches, c’est beaucoup. Mais ce que fait Evernote pour moi chaque jour, c’est énorme. Alors j’ai un appel à lancer :

Les cons. Les imbéciles, les crétins. Les idiots du village. Les cerveaux lents. Tous ceux, qui oublient tout immédiatement. Qui ne retiennent pas les règles. Vous pouvez les aider, ou les laisser tomber. Les glorifier, ou les dénigrer. Mais vous ne pouvez pas les abandonner. Car ils oublient les choses. Ils inventent, ils oublient, ils explorent, ils oublient, ils créent, ils oublient. Ils font reculer l’humanité. Là ou certains ne voient que désespoir, nous voyons une solution. Car seuls ceux qui sont assez fous pour penser qui peuvent changer le monde, utilisent Evernote.

Enfin, je souhaitais vous rassurer sur mon cas. Freud verrait probablement chez moi un manque cruel d’affection durant mon enfance que j’aurais déporté sur un logiciel de manière compulsive et perverse.

En vérité, Evernote n’est pas ma passion. Au contraire, il est au service de mes passions. C’est pour cette raison qu’il est si indispensable. Il rend les choses claires, simples et efficaces, et libère le cerveau. Et c’est plutôt cool.